志願團例會制度

（一）志願團的會議分為全體成員大會、決策團會議、部門會議和臨時性會議。

（二）全體成員大會每學期舉行一到兩次，地點另行通知，會議由辦公室負責召開，會議主要讨論、解決工作中出現的問題，商讨制定後期工作計劃，廣泛聽取各方面的意見和建議，保證決策的科學和民主。

（三）部門會議每兩周開一次，會議商讨解決近期出現的問題和制定後期工作計劃，會議由部長安排。具體細則如下：

第一條 會議要求

1、堅持高效、務實的原則。

2、盡量不和與會人員上課時間沖突。

3、與會人員必須攜帶會議記錄本。

第二條 會議安排

1、前序

1.1時間：每兩周一次。（具體時間待定）

1.2地點：待定。

1.3參加人員：志願團組委會全體成員，必須出席會議。

1.4如有變動，以聯絡部的最新通知為準。

2、會議流程

2.1會前：

2.1.1會議主持人應準備好會議主要内容；各部負責人應準備好反饋信息和會議内容；

2.1.2提前五分鐘到會場，并自覺到辦公室簽到人員處簽到；

2.1.3辦公室負責提醒與會人員将手機等通訊工具調成振動或關機；

2.1.4各部門傳閱下次活動的策劃書。各組委成員仔細研究分析，找出不妥之處，并在适當的時候發言提出。

2.2會中：

2.2.1各部門總結前階段的工作情況；

2.2.2主席做總結并分配近期将開展的工作；

2.2.3組委交流、讨論：對上次工作不足之處以及下次工作提出意見和建議；

2.2.4主持人作例會總結。

2.3會後：各部門分配各自的工作，認真執行會議布置的各項決議和任務，切實履行工作職責。

第三條 會議記錄    

1、辦公室須認真詳細的記錄會議實況。記錄要求：有真實、詳細、清晰、條理、美觀。每個月總結一次。

2、辦公室作好考勤記錄（保存缺席、遲到、早退人員名單），整理、并存檔。

第四條 會場紀律

1、與會者須提前五分鐘到會場，不得遲到，不得無故缺席、早退。不經允許不得找人代替。

2、例會時，因事不能按時參加者須提前一天向辦公室負責人請假，由辦公室記錄。沒有請假者，視為缺席。遲到或缺席人員要在會後主動向會議負責人詢問會議的情況，了解各項決議與任務，了解工作，落實任務。因事需早退者，須向主席及人資會議記錄者說明原因。

3、與會者須保持會場内的秩序，會議過程中手機及其它通訊工具應調至無聲或振動狀态。

4、與會者認真參與，積極讨論并可提出自己的意見或建議，做好會議記錄。

第五條  注意事項

（一）例會的出勤情況與部門和個人的評分直接挂鈎，并作為評優的依據之一、具體如下：

1、加減分标準：

A、準時到會加1分；

B、遲到一次扣1分；

C、缺席一次扣2分；

D、請假不算分。

2、具體細節：

每請假3次，折算為1次缺席；每遲到2次，折算為1次缺席。缺席3次的人員，将給予警告處理并談話；超過3次，應以嚴重重視，進行公開自我批評，說明情況。

3、例會的出勤情況每月通報一次。

4、理事會會議與臨時會議根據工作的需要展開。

5、因故部能到會者需提前向行政組說明并請假。

（二）常規的例會聯絡部不予通知，地點、時間有變動時将提前通知。

（三）會議期間認真做好筆記。