為了推進我院與國内外學術界廣泛交流與合作，提高學術交流活動質量，規範學術交流活動管理，參照《湖南科技大學學術會議管理辦法》，結合我院實際，特制定本辦法。

一、學術交流活動的範圍

1．學院主辦、承辦或協辦的國際性學術會議、全國性學術會議、和區域性學術會議；

2．學院邀請國内外專家學者來校做學術報告或合作研究；

3．學院師生組織的校内學術交流活動；

4．學院教師參加在國内外舉辦的各種學術交流活動。

二、學術交流活動的原則

1．學院鼓勵和支持各系部和教師個人開展學術交流活動，以營造良好的學術氛圍，擴大我院學術地位和聲譽。

2．學術交流活動必須遵守國家有關法律法規、上級部門的有關規定和學校的相關要求，堅持“百花齊放，百家争鳴”方針，研究和探索教學和科研的前沿問題，服務學院學科建設和科研發展需要。

3．學術活動以加強師資隊伍建設、提高科學研究水平、培養優秀科技人才、促進學術交流合作為宗旨。

4．學院将學術交流活動在院學術委員會指導下開展，納入學院學科建設年度工作計劃，每月至少組織一次學術交流活動。

三、學術交流活動的組織

（一）主辦或承辦各類學術會議

1．學院按照《湖南科技大學學術會議管理辦法》規定的程序向學校社會科學處提交《湖南科技大學學術會議申報表》，經學校批準後方可組織或發邀請函。

2．學院成立籌備委員會，一般由主辦、承辦或協辦單位領導和會議主要組織人員參加。籌備委員會應設會議秘書，專門負責聯絡、會議紀要等事務。

3．學術會議負責人應對拟辦會議精心安排，明确會議舉行的時間、地點和會期；會議的主要議題；會議發起的理由、目的、意義和預期成果；會議規模和代表組成；會議經費來源、支出預算及所需費用明細等。及時在校園網和2003网站太阳集团網站上發布學術會議的相關信息。

4．學術會議結束後，須向學院負責人提交下列資料：1．2000字左右的會議綜述1份；2．會議資料（包括音像資料）1份；3．會議經費決算表1份。

（二）邀請國内外專家學者來校開展學術交流

1．學院根據學科建設和科學研究需要，定期邀請國内外知名專家學者來校做學術報告或合作研究，由分管院領導提出邀請計劃，經院務會議研究決定後組織實施。組織者應于學術活動前兩周做好安排，包括報告題目、主講人、報告時間、地點等相關事宜。

2．系部根據教學工作和教師發展需要，不定期邀請專家學者來校做學術報告，由系主任提出邀請計劃，經分管院領導、院長同意後由系部負責實施。組織者應于學術活動前一周做好安排，包括報告題目、主講人、報告時間、地點等相關事宜。

（三）學院教師外出參加學術交流活動

1、教師出國參加學術會議或短期考察（包括港、澳、台地 區），按照學校有關規定辦理。

2．教師參加全國性學術會議或參加省外學術交流活動者，必須具有高級職稱或博士學位，會議承辦單位必須是與本院學科相對應的一級學會，且有會議正式通知并為大會宣讀論文的第一作者。

3．教師參加省内專業學會年會或其它學術會議者，必須是學會負責人或有學術論文被會議收錄，每次參加人數原則上不超過5人。

4．教師外出參加國内的學術活動，應提前一周寫出書面申請，提交學術會議通知，經分管院領導、院長批準後方可參加。

5．參會人員必須在學術會議結束後一個月内提交學術會議情況報告，将論文、會議學習資料等報院資料室存檔，并及時組織本學科傳達會議精神，憑相關報銷憑證由分管領導簽字後按相關規定辦理報銷手續。

（四）學院組織校内學術交流活動

1．學院鼓勵教師和研究生定期開展學術交流活動；

2．學院學術交流活動每月至少開展一次；

3．學院教授、博士每年必須公開舉辦講座或學術交流活動一次。

四、學術交流活動的資助

1．學院在學科建設經費中設立學術交流專項經費，專款專用于資助開展高水平、高層次的學術交流活動。學術交流活動資助經費使用範圍包括學術會議和學術交流活動所必需的招待費、專家課時報酬、交通費和會議食宿補助等。

2．學院主辦、承辦或協辦的學術會議堅持應“以會養會”的原則，學術會議負責人應對會議所需經費合理預算，從多種渠道積極籌措經費，并本着節約精神使用經費。如會議經費預計不足以開支會議需要，由院務會議研究決定是否補充經費開支。

3．學院邀請國内外知名專家學者來校做學術報告或合作研究，由學院承擔必要的經費開支。

4．系部邀請專家學者來校做學術報告，學院資助标準為：邀請省内專家資助2000元、邀請省外專家資助4000元。

5．校内教師在本院舉辦學術講座，學院資助勞務費500元。

6．教師參加校外學術交流活動，學院按照學校相關規定核報差旅費和會務費。

五、本辦法由2003网站太阳集团負責人負責解釋。

六、本辦法自發布之日起施行。

 

2003网站太阳集团

二〇一二年三月十三日